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Thema
Ihr müsst für euer Studium Word-Dokumente erstellen, aber habt euch noch nicht mit den speziellen vordefinierten Funktionen in Word beschäftigt?
Dann findet ihr hier Erklärungen und Anleitungen.
Im Speziellen werden hier allgemeine Verhaltensregeln für den effektiven und unkomplizierten Umgang mit Word gegeben. Auch für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten sind mögliche Vorgehensweisen vorzufinden. Hierbei sind vor allem die Hinweise zur Erstellung und Verwendung von Dokumentvorlagen zu beachten.
Ein von uns erstelltes Beispiel einer Dokumentvorlage für eine Hausarbeit findet sich unter "Microsoft Hausarbeitsvorlage" im Bookmarkkästchen.
Dann findet ihr hier Erklärungen und Anleitungen.
Im Speziellen werden hier allgemeine Verhaltensregeln für den effektiven und unkomplizierten Umgang mit Word gegeben. Auch für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten sind mögliche Vorgehensweisen vorzufinden. Hierbei sind vor allem die Hinweise zur Erstellung und Verwendung von Dokumentvorlagen zu beachten.
Ein von uns erstelltes Beispiel einer Dokumentvorlage für eine Hausarbeit findet sich unter "Microsoft Hausarbeitsvorlage" im Bookmarkkästchen.
1. Gebot
Du sollst Zeichen nicht mit einem Druck auf „Tab“ oder die „Leertaste“ einrücken.
Word kennt dafür die Option „Einzug“ zum Befehl „Absatz“ (FORMAT ► ABSATZ…).
Word kennt dafür die Option „Einzug“ zum Befehl „Absatz“ (FORMAT ► ABSATZ…).
2.Gebot
Du sollst einzelne Zeilen nicht durch einen Druck auf „Enter | Return“ beenden (Abschnittswechsel am Ende jeder Zeile).
Diese Taste ist nur für das Ende eines Absatzes notwendig – den Zeilenumbruch erledigt Word automatisch. Manuelle Zeilenumbrüche innerhalb eines Absatzes können mit „Shift + Enter“ realisiert werden.
Diese Taste ist nur für das Ende eines Absatzes notwendig – den Zeilenumbruch erledigt Word automatisch. Manuelle Zeilenumbrüche innerhalb eines Absatzes können mit „Shift + Enter“ realisiert werden.
3. Gebot
Du sollst (Seiten)-Umbrüche nicht durch mehrfaches Drücken auf „Enter | Return“ erzeugen.
Word stellt verschiedene Arten von „Manuellen Umbrüchen“ zur Verfügung (Einfügen ►Manueller Umbruch…).
Ein Manueller Seitenumbruch kann z.B. auch mit „Strg + Enter“ erzeugt werden.
Word stellt verschiedene Arten von „Manuellen Umbrüchen“ zur Verfügung (Einfügen ►Manueller Umbruch…).
Ein Manueller Seitenumbruch kann z.B. auch mit „Strg + Enter“ erzeugt werden.
4. Gebot
Du sollst Trennstriche nicht mit einem Druck auf die Bindestrichtaste einfügen.
Trennstriche werden mit „Strg“ + „Bindestrichtaste“ erzeugt. Nur diese Trennstriche verschwinden zwischen zwei Silben, wenn sich der Zeilenfall ändert.
Trennstriche werden mit „Strg“ + „Bindestrichtaste“ erzeugt. Nur diese Trennstriche verschwinden zwischen zwei Silben, wenn sich der Zeilenfall ändert.
5. Gebot
Du sollst nicht wild im Text herumformatieren (Direkte Formatierung).
Die Textformatierung sollte überwiegend mit Formatvorlagen erfolgen. Dazu ist es nicht unbedingt notwendig benutzerdefinierte Formatvorlagen zu erstellen. Die Einstellungen der systemseitigen Formatvorlagen
(z.B. „Standard“ oder „Überschrift 1“) können nach Belieben angepasst werden (FORMAT ► FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG…). Der gleichnamige Aufgabenbereich wird sichtbar. Bei Bedarf können
„Alle Formatvorlagen“ unter ANZEIGEN eingeblendet werden. Eigenschaften einzelner Formatvorlagen können über das KONTEXTMENÜ „ÄNDERN…“ angepasst werden.
Die Textformatierung sollte überwiegend mit Formatvorlagen erfolgen. Dazu ist es nicht unbedingt notwendig benutzerdefinierte Formatvorlagen zu erstellen. Die Einstellungen der systemseitigen Formatvorlagen
(z.B. „Standard“ oder „Überschrift 1“) können nach Belieben angepasst werden (FORMAT ► FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG…). Der gleichnamige Aufgabenbereich wird sichtbar. Bei Bedarf können
„Alle Formatvorlagen“ unter ANZEIGEN eingeblendet werden. Eigenschaften einzelner Formatvorlagen können über das KONTEXTMENÜ „ÄNDERN…“ angepasst werden.
6. Gebot
Du sollst Listen nicht manuell mit z.B. „Sonderzeichen“ oder der Bindestichtaste erstellen.
Word bietet Ihnen zur Erstellung von Listen und Gliederungen zahlreiche Möglichkeiten im Dialogfeld „Nummerierung und Aufzählungszeichen“ (FORMAT ► NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN…). Hier können einfache Aufzählungslisten, Nummerierungen und Gliederungslisten erstellt werden. Unter dem Reiter „Listenformatvorlagen“ können und sollten eigene Formatvorlagen für Listen erstellt werden.
Word bietet Ihnen zur Erstellung von Listen und Gliederungen zahlreiche Möglichkeiten im Dialogfeld „Nummerierung und Aufzählungszeichen“ (FORMAT ► NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN…). Hier können einfache Aufzählungslisten, Nummerierungen und Gliederungslisten erstellt werden. Unter dem Reiter „Listenformatvorlagen“ können und sollten eigene Formatvorlagen für Listen erstellt werden.
7. Gebot
Du sollst dein Dokument nicht rein visuell mit römischen oder arabischen Ziffern gliedern.
Zur strukturierten Gliederung eines Dokumentes sollten Sie Gliederungsebenen verwenden
(ANSICHT ► GLIEDERUNG). Die Gliederungsansicht dient zur Kontrolle und Korrektur von Ebenen oder zum Konvertieren zwischen Textkörper und Ebenen. Tipp: Benutzen Sie die systemseitigen Formatvorlagen
„Überschrift 1 … n“ (falls Ihnen die Formatierungen nicht gefallen, wissen Sie schon, dass sie auch diese systemseitigen Formatvorlagen nach belieben anpassen können). Vorteil: Diesen Formatvorlagen sind systemseitig schon Gliederungsebenen zugewiesen.
Zur strukturierten Gliederung eines Dokumentes sollten Sie Gliederungsebenen verwenden
(ANSICHT ► GLIEDERUNG). Die Gliederungsansicht dient zur Kontrolle und Korrektur von Ebenen oder zum Konvertieren zwischen Textkörper und Ebenen. Tipp: Benutzen Sie die systemseitigen Formatvorlagen
„Überschrift 1 … n“ (falls Ihnen die Formatierungen nicht gefallen, wissen Sie schon, dass sie auch diese systemseitigen Formatvorlagen nach belieben anpassen können). Vorteil: Diesen Formatvorlagen sind systemseitig schon Gliederungsebenen zugewiesen.
8. Gebot
Du sollst Kopf- und Fußzeilen nicht manuell durch „Copy & Paste“ auf jeder Seite neu
erstellen.
Verwenden Sie die Ansicht „Kopf- und Fußzeile“ (ANSICHT ► KOPF- UND FUßZEILE) um Elemente
zu Positionieren, die auf jeder Seite eines Abschnittes angezeigt werden sollen. Sie können hier nicht nur Text und Seitennummerierungen sondern auch Grafiken, Bilder und anderen Elemente der Zeichnen-Symbolleiste
(ANSICHT ► SYMBOLLEISTEN ►ZEICHNEN) einfügen. Tipp: In dieser Ansicht können recht einfach „Wasserzeichen“ auf jede Seite eines Abschnitts eingefügt werden. Des Weiteren lassen sich auch Feldfunktionen in Kopf- und Fußzeilen einfügen (EINFÜGEN► FELD…). Tipp: Die Feldfunktion „StyleRef“ bietet viele Möglichkeiten Text zu referenzieren, der mit einer gewählten Formatvorlage formatiert ist.
erstellen.
Verwenden Sie die Ansicht „Kopf- und Fußzeile“ (ANSICHT ► KOPF- UND FUßZEILE) um Elemente
zu Positionieren, die auf jeder Seite eines Abschnittes angezeigt werden sollen. Sie können hier nicht nur Text und Seitennummerierungen sondern auch Grafiken, Bilder und anderen Elemente der Zeichnen-Symbolleiste
(ANSICHT ► SYMBOLLEISTEN ►ZEICHNEN) einfügen. Tipp: In dieser Ansicht können recht einfach „Wasserzeichen“ auf jede Seite eines Abschnitts eingefügt werden. Des Weiteren lassen sich auch Feldfunktionen in Kopf- und Fußzeilen einfügen (EINFÜGEN► FELD…). Tipp: Die Feldfunktion „StyleRef“ bietet viele Möglichkeiten Text zu referenzieren, der mit einer gewählten Formatvorlage formatiert ist.
9. Gebot
Du sollst Inhaltsverzeichnisse weder manuell erstellen noch in ein separates Dokument ausgliedern.
Word bietet Ihnen die Möglichkeit verschiedene Referenzen zu erstellen, u.a. auch Inhaltsverzeichnisse
(Einfügen ► Referenz ►Index und Verzeichnisse…). Die systemseitigen Formatvorlagen können Sie wie gehabt nach Belieben anpassen (Ändern…-Button). Durch einen Manuellen Abschnittswechsel vor und nach der Seite, auf der Sie das Inhaltsverzeichnis platzieren möchten, lässt sich auch das Layout der Kopf- und Fußzeilen, unabhängig von der Gestaltung der anderen Abschnitte im Dokument, anpassen.
Word bietet Ihnen die Möglichkeit verschiedene Referenzen zu erstellen, u.a. auch Inhaltsverzeichnisse
(Einfügen ► Referenz ►Index und Verzeichnisse…). Die systemseitigen Formatvorlagen können Sie wie gehabt nach Belieben anpassen (Ändern…-Button). Durch einen Manuellen Abschnittswechsel vor und nach der Seite, auf der Sie das Inhaltsverzeichnis platzieren möchten, lässt sich auch das Layout der Kopf- und Fußzeilen, unabhängig von der Gestaltung der anderen Abschnitte im Dokument, anpassen.
10. Gebot
Du sollst Kommentare und Änderungen nicht durch manuelle Formatierung z.B. durch
Farbänderungen oder andere direkte Formatierungen kennzeichnen.
Für Teamarbeiten lassen sich Kommentare und Änderungen sehr einfach im „Überarbeitungsmodus“
generieren (ANSICHT ► SYMBOLLEISTEN ► ÜBERARBEITEN). Neben den Möglichkeiten des Einfügens von Kommentaren an markierte Textstellen (auch über: EINFÜGEN ►KOMMENTAR), können auch Änderungen bzw. Überarbeitungen an Textpassagen mitverfolgt werden. Dies geschieht durch das Aktivieren „Änderungen nachverfolgen“ (auch über:EXTRAS ► ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN). Zur Anzeigensteuerung im Überarbeitungsmodus stehen Ihnen verschiedene Darstellungen zur Verfügung: drop down button „Anzeigen“
ermöglicht Filterungen nach Bearbeitern, Versionsständen mit und ohne Änderungen | Kommentaren. Tipp: Damit Änderungen für ein kollaboriertes Arbeiten im Team markiert werden, ist es wichtig darauf zu achten, dass „Änderungen Nachverfolgen“ aktiviert ist. Zu den jeweiligen Markups im Text gibt es verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten im Kontextmenü oder der Symbolleiste.
Farbänderungen oder andere direkte Formatierungen kennzeichnen.
Für Teamarbeiten lassen sich Kommentare und Änderungen sehr einfach im „Überarbeitungsmodus“
generieren (ANSICHT ► SYMBOLLEISTEN ► ÜBERARBEITEN). Neben den Möglichkeiten des Einfügens von Kommentaren an markierte Textstellen (auch über: EINFÜGEN ►KOMMENTAR), können auch Änderungen bzw. Überarbeitungen an Textpassagen mitverfolgt werden. Dies geschieht durch das Aktivieren „Änderungen nachverfolgen“ (auch über:EXTRAS ► ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN). Zur Anzeigensteuerung im Überarbeitungsmodus stehen Ihnen verschiedene Darstellungen zur Verfügung: drop down button „Anzeigen“
ermöglicht Filterungen nach Bearbeitern, Versionsständen mit und ohne Änderungen | Kommentaren. Tipp: Damit Änderungen für ein kollaboriertes Arbeiten im Team markiert werden, ist es wichtig darauf zu achten, dass „Änderungen Nachverfolgen“ aktiviert ist. Zu den jeweiligen Markups im Text gibt es verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten im Kontextmenü oder der Symbolleiste.
Quelle
(vgl. Schröder/ Steinhaus 2000, S. 100 f.; Ravens 2004, S. 41 ff.)
Literaturangaben:
• Schröder, Henrik/ Steinhaus, Ingo (2000): Mit dem PC durchs Studium. Darmstadt: Primus
Verlag.
• Ravens, Tobias (2004): Wissenschaftlich mit Word arbeiten. 2. Auflage von Word 2000 bis
Word 2003. München: Pearson Studium.
Literaturangaben:
• Schröder, Henrik/ Steinhaus, Ingo (2000): Mit dem PC durchs Studium. Darmstadt: Primus
Verlag.
• Ravens, Tobias (2004): Wissenschaftlich mit Word arbeiten. 2. Auflage von Word 2000 bis
Word 2003. München: Pearson Studium.
Gruppenarbeit an Word-Dokumenten
Um mit Microsoft Word gemeinsam als Gruppe effektiv an einem Dokument arbeiten zu können, sind bestimmte Regeln einzuhalten.
Zum einen ist es wichtig, sich an die oben genannten Gebote zu halten, um im Dokument Unterbrechungen aufgrund von Formatierungsfehlern zu vermeiden. Durch die bereits aufgeführten vordefinierten Bearbeitungsoptionen ist es möglich ein Dokument nachträglich zu verändern ohne dessen Struktur zu zerstören. So bleiben beispielsweise keine unerwünschten Zeilenumbrüche zurück.
Weiterhin sollte bei der gemeinsamen Erstellung darauf geachtet werden, an ein und demselben Dokument zu arbeiten und die gleiche Word-Version zu verwenden. Der Austausch dieser Datei kann über Messaging-Programme oder E-Mail vorgenommen werden. Gegenseitige Überarbeitungen sind mit der Kommentarfunktion von Word und nicht direkt im Text vorzunehmen. So können Arbeitszeit und Informationsaustausch optimiert werden.
Für die dauerhafte Bereitstellung aktueller Dateien existieren spezielle Programme, die bei jeder Bearbeitung die neueste Version online stellen und somit für die Teammitglieder zugreifbar machen. So kann beispielsweise Microsoft Groove dazu genutzt werden als Team immer am aktuellsten Stand eines Dokumentes zu arbeiten.
Zur Vermeidung von unterschiedlichen Dokumentstrukturen ist es sinnvoll gemeinsam eine Dokumentvorlage zu erstellen und zu verwenden.
Zum einen ist es wichtig, sich an die oben genannten Gebote zu halten, um im Dokument Unterbrechungen aufgrund von Formatierungsfehlern zu vermeiden. Durch die bereits aufgeführten vordefinierten Bearbeitungsoptionen ist es möglich ein Dokument nachträglich zu verändern ohne dessen Struktur zu zerstören. So bleiben beispielsweise keine unerwünschten Zeilenumbrüche zurück.
Weiterhin sollte bei der gemeinsamen Erstellung darauf geachtet werden, an ein und demselben Dokument zu arbeiten und die gleiche Word-Version zu verwenden. Der Austausch dieser Datei kann über Messaging-Programme oder E-Mail vorgenommen werden. Gegenseitige Überarbeitungen sind mit der Kommentarfunktion von Word und nicht direkt im Text vorzunehmen. So können Arbeitszeit und Informationsaustausch optimiert werden.
Für die dauerhafte Bereitstellung aktueller Dateien existieren spezielle Programme, die bei jeder Bearbeitung die neueste Version online stellen und somit für die Teammitglieder zugreifbar machen. So kann beispielsweise Microsoft Groove dazu genutzt werden als Team immer am aktuellsten Stand eines Dokumentes zu arbeiten.
Zur Vermeidung von unterschiedlichen Dokumentstrukturen ist es sinnvoll gemeinsam eine Dokumentvorlage zu erstellen und zu verwenden.
Erstellung und Verwendung von Dokumentvorlagen
Dokumentvorlagen bieten die Möglichkeit grundlegende Formatierungen, wie Ränder, Zeilenabstand, Schriftart, Schriftgröße etc., für ein Word-Dokument festzulegen. Somit kann immer an einem gleich strukturierten Dokument gearbeitet werden. Dies bietet die Möglichkeit identische Strukturen für bestimmte Sachverhalte, wie beispielsweise Hausarbeiten oder Pressemitteilungen, anzuwenden.
Zur Erstellung einer Vorlage ist ein neues Dokument zu öffnen. In diesem werden die gewünschten Formatierungen vorgenommen und anschließend als Word-Vorlage im Format .dot oder aktueller als .dotx gespeichert.
Datei -> Neu -> Leeres Dokument -> Erstellen
Anwendung der gewünschten Formatierungen
Datei -> Speichern unter -> gewünschter Name / Dateityp: Word-Vorlage -> Speichern
Zur Erstellung einer Vorlage ist ein neues Dokument zu öffnen. In diesem werden die gewünschten Formatierungen vorgenommen und anschließend als Word-Vorlage im Format .dot oder aktueller als .dotx gespeichert.
Datei -> Neu -> Leeres Dokument -> Erstellen
Anwendung der gewünschten Formatierungen
Datei -> Speichern unter -> gewünschter Name / Dateityp: Word-Vorlage -> Speichern
Photos
Fehlerhafte Einrückung durch TAB-Taste
Zeilenumbruchfehler durch ENTER-Taste
Formatierungsprobleme durch Trennstriche
Manuell erstellte Unterpunkte
falsches Kommentieren
