"Du sollst nicht wild im Text herumformatieren!"

Die Textformatierung sollte überwiegend mit Formatvorlagen erfolgen. Dazu ist es nicht unbedingt notwendig benutzerdefinierte Formatvorlagen zu erstellen. Die Einstellungen der systemseitigen Formatvorlagen (z.B. „Standard“ oder „Überschrift 1“) können nach Belieben angepasst werden (Format ► Formatvorlagen und Formatierung…). Der gleichnamige Aufgabenbereich wird sichtbar. Bei Bedarf können „Alle Formatvorlagen“ unter ANZEIGEN eingeblendet werden. Eigenschaften einzelner Formatvorlagen können über das KONTEXTMENÜ „ÄNDERN…“ angepasst werden.

"Du sollst dein Dokument nicht rein visuell mit römischen oder arabischen Ziffern gliedern!"

Zur strukturierten Gliederung eines Dokumentes sollten Sie Gliederungsebenen verwenden(Ansicht ► Gliederung). Die Gliederungsansicht dient zur Kontrolle und Korrektur von Ebenen oder zum Konvertieren zwischen Textkörper und Ebenen. Tipp: Benutzen Sie die systemseitigen Formatvorlagen „Überschrift 1 … n“ (falls Ihnen die Formatierungen nicht gefallen, wissen Sie schon, dass sie auch diese systemseitigen Formatvorlagen nach belieben anpassen können). Vorteil: Diesen Formatvorlagen sind systemseitig schon Gliederungsebenen zugewiesen.

"Du sollst Zeichen nicht mit einem Druck auf „Tab“ oder die „Leertaste“ einrücken."

Word kennt dafür die Option „Einzug“ zum Befehl „Absatz“ (Format ► Absatz…).

"Du sollst einzelne Zeilen nicht durch einen Druck auf „Enter | Return“ beenden (Abschnittswechsel am Ende jeder Zeile)."

Diese Taste ist nur für das Ende eines Absatzes notwendig – den Zeilenumbruch erledigt Word automatisch. Manuelle Zeilenumbrüche innerhalb eines Absatzes können mit „Shift+ Enter“ realisiert werden.

Word stellt verschiedene Arten von „Manuellen Umbrüchen“ zur Verfügung (Einfügen ►Manueller Umbruch…). Ein Manueller Seitenumbruch kann z.B. auch mit „Strg + Enter“erzeugt werden.

"Du sollst Trennstriche nicht mit einem Druck auf die Bindestrichtaste einfügen."

Trennstriche werden mit „Strg“ + „Bindestrichtaste“ erzeugt. Nur diese Trennstriche verschwinden zwischen zwei Silben, wenn sich der Zeilenfall ändert.

Du sollst Listen nicht manuell mit z.B. „Sonderzeichen“ oder der Bindestichtaste erstellen.

Word bietet Ihnen zur Erstellung von Listen und Gliederungen zahlreiche Möglichkeiten im Dialogfeld „Nummerierung und Aufzählungszeichen“ (Format ► Nummerierung und Aufzählungszeichen…). Hier können einfache Aufzählungslisten, Nummerierungen und Gliederungslisten erstellt werden. Unter dem Reiter „Listenformatvorlagen“ können und sollten eigene Formatvorlagen für Listen erstellt werden.

Du sollst Kopf- und Fußzeilen nicht manuell durch „Copy & Paste“ auf jeder Seite neu erstellen.

Verwenden Sie die Ansicht „Kopf- und Fußzeile“ (Ansicht ► Kopf- und Fußzeile) um Elemente zu Positionieren, die auf jeder Seite eines Abschnittes angezeigt werden sollen. Sie können hier nicht nur Text und Seitennummerierungen sondern auch Grafiken, Bilder und anderen Elemente der Zeichnen-Symbolleiste (Ansicht ► Symbolleisten ►Zeichnen) einfügen. Tipp: In dieser Ansicht können recht einfach „Wasserzeichen“ auf jede Seite eines Abschnitts eingefügt werden. Des Weiteren lassen sich auch Feldfunktionen in Kopf- und Fußzeilen einfügen (Einfügen ► Feld…). Tipp: Die Feldfunktion „StyleRef“ bietet viele Möglichkeiten Text zu referenzieren, der mit einer gewählten Formatvorlage formatiert ist.

"Du sollst Inhaltsverzeichnisse weder manuell erstellen noch in ein separates Dokument ausgliedern."

Word bietet Ihnen die Möglichkeit verschiedene Referenzen zu erstellen, u.a. auch Inhaltsverzeichnisse(Einfügen ► Referenz ►Index und Verzeichnisse…). Die systemseitigen Formatvorlagen können Sie wie gehabt nach Belieben anpassen (Ändern…-Button).Durch einen Manuellen Abschnittswechsel vor und nach der Seite, auf der Sie das Inhaltsverzeichnis platzieren möchten, lässt sich auch das Layout der Kopf- und Fußzeilen, unabhängig von der Gestaltung der anderen Abschnitte im Dokument, anpassen.

"Du sollst Kommentare und Änderungen nicht durch manuelle Formatierung z.B. durch Farbänderungen oder andere direkte Formatierungen kennzeichnen."

Für Teamarbeiten lassen sich Kommentare und Änderungen sehr einfach im „Überarbeitungsmodus“ generieren (Ansicht ► Symbolleisten ► Überarbeiten). Neben den Möglichkeiten des Einfügens von Kommentaren an markierte Textstellen (auch über: Einfügen ► Kommentar), können auch Änderungen bzw. Überarbeitungen an Textpassagen mitverfolgt werden. Dies geschieht durch das Aktivieren „Änderungen nachverfolgen“ (auch über: Extras ► Änderungen Nachverfolgen). Zur Anzeigensteuerung im Überarbeitungsmodus stehen Ihnen verschiedene Darstellungen zur Verfügung: drop down button „Anzeigen“ ermöglicht Filterungen nach Bearbeitern, Versionsständen mit und ohne Änderungen | Kommentaren. Tipp: Damit Änderungen für ein kollaboriertes Arbeiten im Team markiert werden, ist es wichtig darauf zu achten, dass „Änderungen Nachverfolgen“ aktiviert ist. Zu den jeweiligen Markups im Text gibt es verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten im Kontextmenü oder der Symbolleiste.

Unter Format ►Formatvorlagen ►Neu können Sie ein neues Format erstellen. Sie haben nun die Möglichkeit Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand, Seitenabstand, etc. an ihre Bedürfnisse anzupassen. Sie speichern diese Optionen, indem Sie auf "zur Vorlage hinzufügen" und OK klicken.

muss noch fortgeführt werden

Das Zuweisen von Überschriftsebenen in einer Formatvorlage ist denkbar einfach:

Nachdem die Überschrift (ohne vorangehende Nummerierung) eingeben wurde, kann man sie mit

Alt+1, Alt+2 etc. (bis Alt+9) einer  Ebene zuweisen. Um eine Überschrift wieder zurück in Text zu verwandeln kann man Alt+0 verwenden.

Wenn die Überschriften mit den dafür vorgesehenen Formatvorlagen „Überschrift 1“ bis „Überschrift 9“ formatiert sind, eignet sich die Gliederungsansicht, um Teile des Dokuments auf andere Gliederungsebenen zu stufen, sie umzustellen oder auch zu löschen, ohne daß man sich jedesmal durch den gesamten Dokumenttext hangeln muß. Der Befehl „Ansicht ►Gliederung“ wechselt die Bildschirmdarstellung in eine Form, die es erlaubt, nur bestimmte Ebenen darzustellen - beispielsweise nur die Überschriften 1 bis 3 ohne den dazugehörigen Textkörper. Die neue Symbolleiste, die dann erscheint, hält alle nötigen Funktionen parat, um schnell Änderungen an der Formatierung vorzunehmen.

Positionieren Sie den Cursor auf die Stelle, wo das Inhaltsverzeichnis eingerichtet werden soll. Wählen Sie den Befehl Einfügen ►Index und Verzeichnisse und die Registerkarte Inhaltsverzeichnis. Wählen Sie ein Layout aus. Im späteren Dokument aktualisieren Sie das Inhaltsverzeichnis mit der Taste F9, während der Cursor irgendwo innerhalb des Verzeichnisses steht. (Hinweis: Das Inhaltsverzeichnis ist ein Word-Feld. Falls Word nicht das Verzeichnis selbst, sondern nur die Feldklammern mit dem Namen anzeigt, können Sie diese Ansicht umschalten, indem Sie bei markiertem Dokument die Tastenkombination Shift (Umschalttaste) + F9 drücken.

In einzelnen Abschnitten eines einzigen Dokuments kann man unterschiedliche Seiteneinrichtungen benutzen. Also z. B. im Literaturverzeichnis weniger Rand als im Hauptteil und das Deckblatt ganz ohne. Solche Wechsel fügt man mit:

Einfügen ► Manueller Wechsel ► Abschnittswechsel ein.

Das Zeichen ist eine durchgehende gepunktete Linie mit Text „Abschnittswechsel“, wenn die Funktion „Absatzmarken einblenden“ aktiviert ist. Löscht man dieses Zeichen absichtlich oder versehentlich, so bekommt der vorhergehende Abschnitt die Formatierungen des nachfolgenden.

Mit Druck auf „ Strg + Umschalt + * “ oder mit Klick auf Befehlsschaltfläche „Absatzmarken einblenden/ausblenden“ anklicken, werden Sie mancher seltsamen Formatierung leichter auf die Spur kommen, da nun Sonderzeichen angezeigt werden.

Das Erstellen von Fußnoten mit Word ist denkbar einfach:

Einfügen ► Fußnoten... wählen und OK drücken. Schon befindet man sich in den Fußnoten, die Nummerierung übernimmt Word automatisch.

Oft verweist man auf eine andere Stelle der Hausarbeit ("siehe oben, Absatz ... Zeile ..."). Dies kann Word automatisch übernehmen. Hierzu ist die Funktion "Einfügen ►Querverweis" zu verwenden.

Word verfügt über eine Funktion, mit der bestimmte Tippfehler automatisch korrigiert werden. Allerdings wird auch manchmal an Stellen „korrigiert“, an denen es nichts zu berichtigen gibt.

Zwei Probleme tauchen besonders häufig auf: 

1. Abkürzungen werden in der Groß- und Kleinschreibung verändert: BGB wird zu Bgb

2. Nach einer Abkürzung schreibt Word mit Großbuchstaben weiter, obwohl Kleinbuchstaben eingegeben werden: „Z.B. wird“ wird zu „Z.B. Wird“

Beide Fehler lassen sich in den Autokorrektur-Optionen abschalten:

Extras --> AutoKorrekturoptionen:

Zwei Großbuchstaben am Wortanfang korrigieren
Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen

Word kann nämlich Abkürzungen mit Wechsel von Groß- und Kleinbuchstaben nicht von dem Tippfehler unterscheiden, auch eine Unterscheidung zwischen dem Punkt als Satzzeichen und dem Punkt als Abkürzungssymbol kann das Programm nicht leisten.

Nicht selten bringt Word z. B. das Fußnotenzeichen auf Seite X, den dazu gehörenden Fußnotentext aber erst unten auf Seite Y . Um dieses Problem zu lösen, gibt es folgende Möglichkeit:

1. Schritt: Verrutschte Fußnote finden

• Ansicht ► Seitenlayout ohne Returns

• Bearbeiten ► Gehe zu (oder Strg + G) Fußnote.
  (Nachdem Word die erste Fußnote so gefunden hat, kann man das Fenster "Gehe zu" schließen: Die Funktion läßt sich mit Strg + Bild ab bzw. Strg + Bild auf beliebig oft wiederholen.)

Auf diese Weise finden Sie alle Fußnoten und können nachsehen, ob der zugehörige Text auch auf derselben Seite steht. Der Cursor bleibt bei dieser Suchmethode direkt im Text, man kann dort gleich weiterarbeiten.

2. Schritt: Fußnotentext auf die richtige Seite hervorholen

Wenn Sie nun einen Fehler finden, gilt es, eine Zeile des Haupttextes auf die nächste Seite zu bringen, damit auf der problematischen Seite wieder Platz für die noch fehlende Fußnote entsteht. Dazu gibt folgende Methoden:

Am Zeilenende der vorletzten Zeile "Shift + Return" einfügen (sog. weicher Zeilenumbruch, damit der Blocksatz nicht gestört wird)

1. Dann "Return" einfügen und die

2. Zeichengröße dieser Absatzmarke von der Normalgröße auf 4 pt herabsetzen.

Die Fußnoten werden nun automatisch hervorgeholt, auch wenn der Fußnotentext scheinbar viel länger als eine Textzeile ist.

CSS-Datei in HTML einbinden

In vielen Fällen werden Sie einheitliche Formate für alle HTML-Dateien Ihres Projekts haben wollen. Dann brauchen Sie die Angaben nicht in jeder Datei zu wiederholen. Stattdessen können Sie die Formate in einer separaten Textdatei definieren und diese Datei einfach in jeder gewünschten HTML-Datei einbinden. Wenn Sie die Angaben in der separaten Datei ändern, wirken sich die Änderungen einheitlich auf alle Dateien aus, in denen die separate CSS-Datei eingebunden ist.

Im Dateikopf einer HTML-Datei können  Sie mit <link...> eine CSS-Datei referenzieren, die CSS-Formatdefinitionen enthält (link = Verweis). Innerhalb des <link>-Tags müssen die Angaben rel="stylesheet" type="text/css" stehen (rel = relation = Bezug, type = MIME-Typ). Beim Attribut href geben Sie die gewünschte Datei an (href = hyper reference = Hypertext-Referenz). Wenn sich die CSS-Datei in einem anderen Verzeichnis oder auf einem anderen Server befindet, müssen Sie an dieser Stelle Pfadangaben oder absolute  URIs notieren. Das funktioniert genauso wie etwa beim  Einbinden von Grafiken.

Bei der referenzierten Datei muss es sich um eine reine Textdatei handeln, die die Endung .css haben sollte. Die Datei darf nichts anderes als Definitionen  zentraler Formate und  Kommentare enthalten. Eine solche CSS-Datei können Sie mit jedem einfachen Texteditor erstellen.

1. Du sollst darauf achten, „well-formed HTML“ Seiten zu erstellen I: gute HTML-Struktur

Achten Sie auf das richtige Grundgerüst einer HTML-Seite und die richtige Schachtelung (Hierarchische Struktur) der HTML-Elemente. Entscheidet ist außerdem, dass Sie Elemente an der richtigen Stelle einsetzen (Head- oder Body-Bereich).

2. Du sollst darauf achten, „well-formed HTML“ Seiten zu erstellen II: „HTML-Tags“

a. Ein Start-Tag wird immer mit dem dazugehörigen End-Tag geschlossen.

b. Aus Kompatibilitätsgründen zu XHTML wird empfohlen auch Elemente ohne Inhalt wie z.B. <br>, <img> immer zu schließen: <br />, <img />

c. Aus Kompatibilitätsgründen zu XHTML wird empfohlen Element- und Attributnamen IMMER klein zu schreiben (z.B. <a href=http://www.ifmk.de >Das ist ein Link</a>)

d. Setzen Sie Attributwerte immer in Anführungsstriche (z.B. src=“blume.jpg“ oder alt=“Das Photo zeigt eine Sonnenblume“)

e. Verwenden Sie immer Entitäten (z.B. für „ä“

3. Du sollst darauf achten „well-formded HTML“ Seiten zu erstellen III: korrekte Hyperlinks

a. Für die Verlinkung von elektronischen Dokumenten in einer HTML-Seite ist die korrekte Pfadangabe wichtig.

b. Hierbei werden absolute von relativen Pfaden unterschieden. Hyperlinks zu externen Webseiten müssen als absoluter Pfad gesetzt werden. Eingebundene Bilder hingegen können auch relativ verlinkt werden, um die Darstellung der HTML-Seite auf jedem System auch offline zu gewährleisten. Dasselbe gilt für interne Unterseiten eines HTML-Projektes.

c. Ebenfalls essentiell ist die Groß- und Kleinschreibung der verlinkten Dokumente.

4. Du sollst die strikte Trennung von Inhalt und Layout beachten.

HTML strukturiert eine Seite und beschreibt nicht wie sie aussieht. Ausschließlich CSS dient zur Gestaltung der Seite. Beachten Sie dies schon mit Beginn der Erstellung, eine nachträgliche Anpassung ist oft unnötig und zeitaufwändig.

5. Du sollst nicht mit Attributen oder Elementen formatieren, die den Status „deprecated“ haben.

Viele Formatierungselemente und Attribute in HTML verstoßen gegen die strikte Trennung von Inhalt und Layout. Demnach sollten sie nicht mehr verwendet werden und erhalten den Status „deprecated“ (z.B. „font-Tag“). Verwenden sie deshalb ausschließlich Logische Auszeichnungen (z.B. „em-Tag“ oder „strong-Tag“) anstatt Physikalischen Auszeichnung bzw. Visuellen Auszeichnung (z.B. „i-Tag“ oder „b-Tag“).

6. Du sollst eine HTML-Seite nicht mit Layouttabellen gestalten.

Die Verwendung von Layouttabellen verstößt gegen die strikte Trennung von Inhalt und Layout. Inzwischen ist es ohne Probleme möglich tabellenfreie Layouts mit CSS zu erstellen.

7. Du sollst auf zu viele Animationen, unterschiedliche Textfarben und Schriftarten verzichten.

Zu viel verschiedene Formatierungen und blinkende Layoutelemente können leicht Verwirrung schaffen, sind nicht immer lesbar und lenken vom Inhalt ab.

8. Du sollst für z.B. Grafiken und Formularelemente immer auch eine Beschreibung mittels
„alt-Attribut“ hinzufügen.

Verwenden Sie stets das „alt-Attribut“ um Grafiken, Bilder, Formularelemente, applets etc. zu beschreiben, um jedem Nutzer die Chance zu geben, die Inhalte zu erfassen.

9. Du sollst Nutzergruppen nicht durch Aussagen wie: „optimiert für Internet Explorer 4.1,SeaMonkey 5.0, etc.“ oder die Verwendung von horizontalen Scrollleisten ausschließen.

a. Nicht alle HTML-Eigenschaften und CSS-Regeln funktionieren in jedem Browser. Es handelt sich dabei meist um zusätzliche Layouteffekte. Versuchen Sie sich auf die gängigen CSS-Regeln zu beschränken, die auf allen Browsern funktionieren. Die ggf. ein wenig abweichende Darstellung einer Seite auf unterschiedlichen Browsern ist dabei nicht gemeint. (In den meisten Werken zu HTML & CSS sind CSSReferenzkarten enthalten, die anzeigen welche CSS-Regeln von den gängigen Browsern unterstützt werden).

b. Horizontale Scrollleisten sind nicht benutzerfreundlich. Durch Verwendung von h. S. kann nicht ausgeschlossen werden, dass der Inhalt teilweise oder gar nicht wahrgenommen wird. Abhilfe schafft eine feste horizontale Seitenbeschränkung und die automatische Verwendung von vertikalen Scrollleisten in CSS.

10. Du sollst Metainformationen sinnvoll einsetzen.

Erweitern Sie Ihre HTML-Seite mit sinnvollen Zusatzinformationen und vermeiden Sie überflüssige
Informationen bzw. Wiederholungen. Unterlassen Sie den Missbrauch von Metainformationen
zum eigenen Vorteil (z.B. Werbung, gezieltes Ranking, Spam).

"Du sollst nicht wild im Text herumformatieren!"

Die Textformatierung sollte überwiegend mit Formatvorlagen erfolgen. Dazu ist es nicht unbedingt notwendig benutzerdefinierte Formatvorlagen zu erstellen. Die Einstellungen der systemseitigen Formatvorlagen (z.B. „Standard“ oder „Überschrift 1“) können nach Belieben angepasst werden (Format ► Formatvorlagen und Formatierung…). Der gleichnamige Aufgabenbereich wird sichtbar. Bei Bedarf können „Alle Formatvorlagen“ unter ANZEIGEN eingeblendet werden. Eigenschaften einzelner Formatvorlagen können über das KONTEXTMENÜ „ÄNDERN…“ angepasst werden.

"Du sollst dein Dokument nicht rein visuell mit römischen oder arabischen Ziffern gliedern!"

Zur strukturierten Gliederung eines Dokumentes sollten Sie Gliederungsebenen verwenden(Ansicht ► Gliederung). Die Gliederungsansicht dient zur Kontrolle und Korrektur von Ebenen oder zum Konvertieren zwischen Textkörper und Ebenen. Tipp: Benutzen Sie die systemseitigen Formatvorlagen „Überschrift 1 … n“ (falls Ihnen die Formatierungen nicht gefallen, wissen Sie schon, dass sie auch diese systemseitigen Formatvorlagen nach belieben anpassen können). Vorteil: Diesen Formatvorlagen sind systemseitig schon Gliederungsebenen zugewiesen.

"Du sollst Zeichen nicht mit einem Druck auf „Tab“ oder die „Leertaste“ einrücken."

Word kennt dafür die Option „Einzug“ zum Befehl „Absatz“ (Format ► Absatz…).

"Du sollst einzelne Zeilen nicht durch einen Druck auf „Enter | Return“ beenden (Abschnittswechsel am Ende jeder Zeile)."

Diese Taste ist nur für das Ende eines Absatzes notwendig – den Zeilenumbruch erledigt Word automatisch. Manuelle Zeilenumbrüche innerhalb eines Absatzes können mit „Shift+ Enter“ realisiert werden.

Word stellt verschiedene Arten von „Manuellen Umbrüchen“ zur Verfügung (Einfügen ►Manueller Umbruch…). Ein Manueller Seitenumbruch kann z.B. auch mit „Strg + Enter“erzeugt werden.

"Du sollst Trennstriche nicht mit einem Druck auf die Bindestrichtaste einfügen."

Trennstriche werden mit „Strg“ + „Bindestrichtaste“ erzeugt. Nur diese Trennstriche verschwinden zwischen zwei Silben, wenn sich der Zeilenfall ändert.

Du sollst Listen nicht manuell mit z.B. „Sonderzeichen“ oder der Bindestichtaste erstellen.

Word bietet Ihnen zur Erstellung von Listen und Gliederungen zahlreiche Möglichkeiten im Dialogfeld „Nummerierung und Aufzählungszeichen“ (Format ► Nummerierung und Aufzählungszeichen…). Hier können einfache Aufzählungslisten, Nummerierungen und Gliederungslisten erstellt werden. Unter dem Reiter „Listenformatvorlagen“ können und sollten eigene Formatvorlagen für Listen erstellt werden.

Du sollst Kopf- und Fußzeilen nicht manuell durch „Copy & Paste“ auf jeder Seite neu erstellen.

Verwenden Sie die Ansicht „Kopf- und Fußzeile“ (Ansicht ► Kopf- und Fußzeile) um Elemente zu Positionieren, die auf jeder Seite eines Abschnittes angezeigt werden sollen. Sie können hier nicht nur Text und Seitennummerierungen sondern auch Grafiken, Bilder und anderen Elemente der Zeichnen-Symbolleiste (Ansicht ► Symbolleisten ►Zeichnen) einfügen. Tipp: In dieser Ansicht können recht einfach „Wasserzeichen“ auf jede Seite eines Abschnitts eingefügt werden. Des Weiteren lassen sich auch Feldfunktionen in Kopf- und Fußzeilen einfügen (Einfügen ► Feld…). Tipp: Die Feldfunktion „StyleRef“ bietet viele Möglichkeiten Text zu referenzieren, der mit einer gewählten Formatvorlage formatiert ist.

"Du sollst Inhaltsverzeichnisse weder manuell erstellen noch in ein separates Dokument ausgliedern."

Word bietet Ihnen die Möglichkeit verschiedene Referenzen zu erstellen, u.a. auch Inhaltsverzeichnisse(Einfügen ► Referenz ►Index und Verzeichnisse…). Die systemseitigen Formatvorlagen können Sie wie gehabt nach Belieben anpassen (Ändern…-Button).Durch einen Manuellen Abschnittswechsel vor und nach der Seite, auf der Sie das Inhaltsverzeichnis platzieren möchten, lässt sich auch das Layout der Kopf- und Fußzeilen, unabhängig von der Gestaltung der anderen Abschnitte im Dokument, anpassen.

"Du sollst Kommentare und Änderungen nicht durch manuelle Formatierung z.B. durch Farbänderungen oder andere direkte Formatierungen kennzeichnen."

Für Teamarbeiten lassen sich Kommentare und Änderungen sehr einfach im „Überarbeitungsmodus“ generieren (Ansicht ► Symbolleisten ► Überarbeiten). Neben den Möglichkeiten des Einfügens von Kommentaren an markierte Textstellen (auch über: Einfügen ► Kommentar), können auch Änderungen bzw. Überarbeitungen an Textpassagen mitverfolgt werden. Dies geschieht durch das Aktivieren „Änderungen nachverfolgen“ (auch über: Extras ► Änderungen Nachverfolgen). Zur Anzeigensteuerung im Überarbeitungsmodus stehen Ihnen verschiedene Darstellungen zur Verfügung: drop down button „Anzeigen“ ermöglicht Filterungen nach Bearbeitern, Versionsständen mit und ohne Änderungen | Kommentaren. Tipp: Damit Änderungen für ein kollaboriertes Arbeiten im Team markiert werden, ist es wichtig darauf zu achten, dass „Änderungen Nachverfolgen“ aktiviert ist. Zu den jeweiligen Markups im Text gibt es verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten im Kontextmenü oder der Symbolleiste.

Unter Format ►Formatvorlagen ►Neu können Sie ein neues Format erstellen. Sie haben nun die Möglichkeit Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand, Seitenabstand, etc. an ihre Bedürfnisse anzupassen. Sie speichern diese Optionen, indem Sie auf "zur Vorlage hinzufügen" und OK klicken.

muss noch fortgeführt werden

Das Zuweisen von Überschriftsebenen in einer Formatvorlage ist denkbar einfach:

Nachdem die Überschrift (ohne vorangehende Nummerierung) eingeben wurde, kann man sie mit

Alt+1, Alt+2 etc. (bis Alt+9) einer  Ebene zuweisen. Um eine Überschrift wieder zurück in Text zu verwandeln kann man Alt+0 verwenden.

Wenn die Überschriften mit den dafür vorgesehenen Formatvorlagen „Überschrift 1“ bis „Überschrift 9“ formatiert sind, eignet sich die Gliederungsansicht, um Teile des Dokuments auf andere Gliederungsebenen zu stufen, sie umzustellen oder auch zu löschen, ohne daß man sich jedesmal durch den gesamten Dokumenttext hangeln muß. Der Befehl „Ansicht ►Gliederung“ wechselt die Bildschirmdarstellung in eine Form, die es erlaubt, nur bestimmte Ebenen darzustellen - beispielsweise nur die Überschriften 1 bis 3 ohne den dazugehörigen Textkörper. Die neue Symbolleiste, die dann erscheint, hält alle nötigen Funktionen parat, um schnell Änderungen an der Formatierung vorzunehmen.

Positionieren Sie den Cursor auf die Stelle, wo das Inhaltsverzeichnis eingerichtet werden soll. Wählen Sie den Befehl Einfügen ►Index und Verzeichnisse und die Registerkarte Inhaltsverzeichnis. Wählen Sie ein Layout aus. Im späteren Dokument aktualisieren Sie das Inhaltsverzeichnis mit der Taste F9, während der Cursor irgendwo innerhalb des Verzeichnisses steht. (Hinweis: Das Inhaltsverzeichnis ist ein Word-Feld. Falls Word nicht das Verzeichnis selbst, sondern nur die Feldklammern mit dem Namen anzeigt, können Sie diese Ansicht umschalten, indem Sie bei markiertem Dokument die Tastenkombination Shift (Umschalttaste) + F9 drücken.

In einzelnen Abschnitten eines einzigen Dokuments kann man unterschiedliche Seiteneinrichtungen benutzen. Also z. B. im Literaturverzeichnis weniger Rand als im Hauptteil und das Deckblatt ganz ohne. Solche Wechsel fügt man mit:

Einfügen ► Manueller Wechsel ► Abschnittswechsel ein.

Das Zeichen ist eine durchgehende gepunktete Linie mit Text „Abschnittswechsel“, wenn die Funktion „Absatzmarken einblenden“ aktiviert ist. Löscht man dieses Zeichen absichtlich oder versehentlich, so bekommt der vorhergehende Abschnitt die Formatierungen des nachfolgenden.

Mit Druck auf „ Strg + Umschalt + * “ oder mit Klick auf Befehlsschaltfläche „Absatzmarken einblenden/ausblenden“ anklicken, werden Sie mancher seltsamen Formatierung leichter auf die Spur kommen, da nun Sonderzeichen angezeigt werden.

Das Erstellen von Fußnoten mit Word ist denkbar einfach:

Einfügen ► Fußnoten... wählen und OK drücken. Schon befindet man sich in den Fußnoten, die Nummerierung übernimmt Word automatisch.

Oft verweist man auf eine andere Stelle der Hausarbeit ("siehe oben, Absatz ... Zeile ..."). Dies kann Word automatisch übernehmen. Hierzu ist die Funktion "Einfügen ►Querverweis" zu verwenden.

Word verfügt über eine Funktion, mit der bestimmte Tippfehler automatisch korrigiert werden. Allerdings wird auch manchmal an Stellen „korrigiert“, an denen es nichts zu berichtigen gibt.

Zwei Probleme tauchen besonders häufig auf: 

1. Abkürzungen werden in der Groß- und Kleinschreibung verändert: BGB wird zu Bgb

2. Nach einer Abkürzung schreibt Word mit Großbuchstaben weiter, obwohl Kleinbuchstaben eingegeben werden: „Z.B. wird“ wird zu „Z.B. Wird“

Beide Fehler lassen sich in den Autokorrektur-Optionen abschalten:

Extras --> AutoKorrekturoptionen:

Zwei Großbuchstaben am Wortanfang korrigieren
Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen

Word kann nämlich Abkürzungen mit Wechsel von Groß- und Kleinbuchstaben nicht von dem Tippfehler unterscheiden, auch eine Unterscheidung zwischen dem Punkt als Satzzeichen und dem Punkt als Abkürzungssymbol kann das Programm nicht leisten.

Nicht selten bringt Word z. B. das Fußnotenzeichen auf Seite X, den dazu gehörenden Fußnotentext aber erst unten auf Seite Y . Um dieses Problem zu lösen, gibt es folgende Möglichkeit:

1. Schritt: Verrutschte Fußnote finden

• Ansicht ► Seitenlayout ohne Returns

• Bearbeiten ► Gehe zu (oder Strg + G) Fußnote.
  (Nachdem Word die erste Fußnote so gefunden hat, kann man das Fenster "Gehe zu" schließen: Die Funktion läßt sich mit Strg + Bild ab bzw. Strg + Bild auf beliebig oft wiederholen.)

Auf diese Weise finden Sie alle Fußnoten und können nachsehen, ob der zugehörige Text auch auf derselben Seite steht. Der Cursor bleibt bei dieser Suchmethode direkt im Text, man kann dort gleich weiterarbeiten.

2. Schritt: Fußnotentext auf die richtige Seite hervorholen

Wenn Sie nun einen Fehler finden, gilt es, eine Zeile des Haupttextes auf die nächste Seite zu bringen, damit auf der problematischen Seite wieder Platz für die noch fehlende Fußnote entsteht. Dazu gibt folgende Methoden:

Am Zeilenende der vorletzten Zeile "Shift + Return" einfügen (sog. weicher Zeilenumbruch, damit der Blocksatz nicht gestört wird)

1. Dann "Return" einfügen und die

2. Zeichengröße dieser Absatzmarke von der Normalgröße auf 4 pt herabsetzen.

Die Fußnoten werden nun automatisch hervorgeholt, auch wenn der Fußnotentext scheinbar viel länger als eine Textzeile ist.